Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.
Naam kantoor: Vos Reijntjes De Pagter Notarissen
Adres: Jan Luikenstraat 2
Postcode / Plaats: 1813 KP Alkmaar
Contactpersoon: Mr. M.C. Reijntjes
e-mailadres: info@vrdp.nl
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
Persoonsgegevens worden opgevraagd in het kader van onze notariële dienstverlening, zoals het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere (advies) opdracht.
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, zal ons kantoor zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt dat wij persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn ten behoeve van de met u overeengekomen dienstverlening, waaronder het opmaken en verzenden van documenten en facturen van werkzaamheden.
Ook ten behoeve van deze dienstverlening dienen wij u te identificeren en aan te kunnen tonen aan de hand waarvan wij dit gedaan hebben. Daartoe hebben wij een door ons of een andere notaris gemaakte kopie van uw legitimatiebewijs nodig. In veel gevallen hebben wij ook informatie nodig ten aanzien van uw familie, hun NAW-gegevens, nationaliteit en geboorteplaats.
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan met name één van de volgende zijn:
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of indien dit voor de uitvoering van de werkzaamheden vereist is. Ons kantoor verstrekt, afhankelijk van welke akte wij voor u hebben opgesteld, persoonsgegevens aan de volgende ontvangers: het Kadaster, het Centraal Testamenten Register (CTR), het Centraal Levenstestamentregister(CLTR), de Belastingdienst, het Handelsregister en andere registerhouders. De wederpartijen en overige betrokken en bij een opdracht voor zover deze recht zouden hebben op een afschrift van de akte waarvan een concept is opgemaakt.
In het kader van de opdracht worden gedurende de uitvoering ervan en bij afronding documenten ,waarin uw gegevens staan vermeld, verstrekt aan derden, zoals uw makelaar, uw financieel adviseur, uw accountant, uw belastingadviseur of uw advocaat.
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, overeenkomstig de uitoefening van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen, zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet, zijn van toepassing en het gerechtvaardigd belang vanwege mogelijke klachten en aansprakelijkheidsstellingen. Notariële akten worden eeuwig bewaard.
Ons kantoor neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u van mening bent dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.
Ten behoeve van automatisering, telefoonservice, archiefvernietiging, accountancy, vertalingen, nieuwsbrieven, (bedrijfs)artsen en fiscale zaken kunnen persoonsgegevens door derden, met wie wij verwerkersovereenkomsten hebben gesloten, verwerkt worden.
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt, kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de onderstaande rechten gebruik maken.
Dit doet u door een (schriftelijke) aanvraag via info@vrdp.nl of per post.
Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte. Wanneer de desbetreffende akte door u dan wel namens u is getekend met die foutieve gegevens zullen wij mogelijk kosten in rekening brengen voor de rectificatie van de akte.
Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen. Daarnaast kunnen er ook andere gerechtvaardigde belangen zijn waardoor wij op uw verzoek niet in kunnen gaan.
Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Daarnaast kunnen er ook andere gerechtvaardigde belangen zijn waardoor wij op uw verzoek niet in kunnen gaan.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten. Daarnaast kunnen er ook andere gerechtvaardigde belangen zijn waardoor wij op uw verzoek niet in kunnen gaan.
Recht van bezwaar
Als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking.
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan op de hoogte gesteld.
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via info@vrdp.nl of op telefoonnummer: 072-5127477.
U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.